ちゃんとGTDを! 5年は使ったRemember the MilkからDoit.imに乗り換えた経緯

何年もタスク管理サービスとしてRemember the Milkを使ってきました。今でもいいサービスだと思います。しかし、ふとした疑問から、Doit.im に乗り換えることを決意しました。その経緯を書きます。

タスク管理の基本はGTD

わたしは比較的忠実にGTDを運用しています。デイリーレビューもするし、ウィークリーレビューもする。こういうレビューをやり忘れると歯磨きを忘れたような気持ち悪さを感じるくらいにはGTDが身体に馴染んでいます。

GTDの詳細は以下のページをご覧ください。入門的な意味では網羅しているつもりですし、すでにGTDを知っている人も記事末尾の「1歩上のGTD」は役に立つはず。

初心者のためのGTDの手引き——手順、参考サイト、書籍の紹介など

できたら書籍もちゃんと読んでみてください。やっぱり本にはかないません。書籍はこちら

「読んでられないよ」という人のために、おもいっきり簡単に言えば、

  1. 【収集】頭に引っかかっている「タスク」をすべて書き出す
  2. 【整理】「すぐやる」「つぎにやる」「いつかやる」などGTDの方針に従って、タスクを整理
  3. 【レビュー】定期的に整理したタスクをレビューして、正しく仕事が進んでいるか確認

という、書いてみれば当たり前のステップでしかありません。これ加えて「○○サービスの開発」のような大きなタスクをプロジェクトと呼び、具体的な作業にブレイクダウンするトップダウン的な考え方も含まれます。

いままでのタスク管理ツールについて

これまでわたしはRemember the Milkを使ってきました。もう5年は有料版を使っているでしょう。酸いも甘いも噛み分ける、ベテランのRTMerだと自負しています。

こいつは本当に優秀なやつでして、使うのをやめた今でも心の中では引っかかっている存在です。柔軟性は十分。どんな使い方にもついてきてくれる高機能さが売りです。

しかもスマート入力が非常に便利で、慣れると究極に素早くタスク登録ができるのです。たとえば下記のような入力ができるのです。括弧の中が、その意味になります。

サッカーのチケットを買う ^today #tobuy #outside
= 今日、tobuyというリストに、「サッカーのチケットを買う」というタスクを登録し、#outsideタグをつける

牛にミルクをあげる ^today *everyday #mybusiness !1
= 今日から毎日「牛にミルクをあげる」タスクをmybusinessリストに追加し、優先度高とする

ってな具合。慣れないと暗号のようですが、慣れると眼をつぶっても、よそ見しながらでも、入力できるようになります。パソコンでの作業中「あ! アレやんなきゃ」と思いついたら、文字通り数秒でタスク登録完了。最強です。

またスマートリスト機能も便利。複雑な検索条件を記憶させ、あたかもそういうリストがあるように扱うことができるのです。iTunesでいうスマートプレイリストと全く同じです。

タグやリストといった機能と、スマートリスト機能を使えば、GTDシステムを完璧に作ることができます。タグをコンテキストにして、リストをプロジェクトととして使って……、人によってやりかたは多少違えど、GTDツールとして完璧に機能します。

他のタスク管理サービスでもそうです。

だいたいのタスク管理サービスにはリスト・タグ機能があり、“場所” 機能とか、繰り返しとか、優先度など、工夫すればどのサービスでもGTDはできます。

ん? おかしくないか?

最近、この「工夫すればどのサービスでもGTDはできる」ということに疑問を持ちました。

GTDというのは、いまやスタンダードとも言えるタスク管理手法です。新しくもなく、珍しくもなく、定番中の定番。なのに工夫しないとGTDができないってどういうことなんでしょう?

この疑問に行き当たったのは、妻にGTDを教えていたときです。GTDを知らないので、ゼロから流れを教えました。Evernoteで収集のプロセスをやって、同じノート上で「いつかやる」「つぎにやる」などに分けていく。一応は形になりました。

【ミニマムGTD】Evernoteで最小限のGTDを体験するためのステップ

で、今後Evernoteだけで管理するのは大変だろうと、「タスク管理サービス」を勧めようとしたときです。こんな考えが頭を駆け巡りました。

あれ、Remember the Milkを勧めるとしても、自分が構築してきた“工夫”を全部教えないといけないし、覚えてもらうことが多すぎる。自分にとっては長年かけて作り上げた“工夫”だからいいけど、いきなり『コンテキストはタグで〜〜』とか『プロジェクトはこうして〜〜』『スマートリストを駆使して〜〜』なんて、タスク管理フリークの人しかできない!

つまりこういったアプリが好きで、自分で研究して、工夫して、「自分専用システムを構築」しちゃうような、タスク管理フリークにはいいけど、そうじゃない人には荷が重い。タスク管理のためのタスクが発生しちゃう勢いです。

「今どき、工夫しないと使えないってどうよ?」と思ったというわけ……。そして、次に思ったのは「GTDに特化したタスク管理サービスってないの?」ということ。

Doit.imについて

自然とGTDができるツールとして、ネットで調べたところ、以下の3つが候補に挙がりました。

  • Doit.im
  • Nozbe
  • OmniFocus

試した人の記事を見るとどれも良さそう。1番安いのはDoit.imなので、これを試してみて、ダメなら次のを試そうと思ったのですが、使ってみるとDoit.imがよくて、他のを試すに至りませんでした。

それほどDoit.imはよかったんですね。

Mac版

Doit.im App
カテゴリ: 仕事効率化
価格: 無料

iOS版

Doit.im HD App
カテゴリ: 仕事効率化
価格: 無料

Doit.imの使い方の説明=GTDの説明になる

どういいのか? と聞かれれば、

Doit.imの使い方 = GTD

ってことでしょう。工夫が何もいりません。GTDをよく知っている人が、Doit.imを使い始めてみるとすぐに分かります。機能がすべてGTDベースにできています。基本的な流れを書くと……

1. 収集

収集箱があるので、そこにタスクを登録していきます。Remember the Milkのようなスマート入力もありますが、まずは気にせず、ドンドン追加していきます。ここでは4つのタスクを追加してあります。

2. 整理

収集箱の右下に「プロセス』ボタンがあります。これを押すと、収集箱に溜まっているタスクを「整理」していくことができます。

ひとつずつタスクを見ていって、プロジェクトを割り当てたり、コンテキストを設定したり、必要な処理をしていくことができるというわけ。

例えば「猫の餌を買う」は「つぎにやる」ことなので「次の行動」に設定します。プロジェクトは空白でもOK。特定のプロジェクトに依存するものなら、それに割り当てることもできます。また、買い物なのでコンテキストを「Outside」としました(英語なのはわたしの趣味です。自由に作れるので日本語でもOK)。

GTDの理念に従って、収集箱のタスクは必ず、以下のどれかに分類されます(Doit.im用語に合わせて書きます)。

  • 次の行動 (GTDでいう次にやること、Next Action)
  • スケジュール(GTDでいうカレンダー)
  • いつか/多分
  • 連絡待ち
  • ゴミ箱

プロジェクトやコンテキストは任意です。つけてもつけなくてもOK。GTDはいいけど、コンテキストの管理までは面倒って人は、つけなくてOK。

3. 実行

そうすると、Doit.imのサイドバーにこのように表示されます。何にも説明いらないですね。カレンダーに入れたタスクは、当然その日が来れば「今日」とか「明日」などに現れます。

これを見れば今日やるべきことは以下のふたつだということが分かります。

  • 今日
  • 次の行動

この辺のサポートもばっちり。デイリープランという機能を使いましょう。詳しい説明は省略しますが、デイリープランを使うと、「今日」の各タスクに予測時間を設定できます。すると今日の合計作業時間が見えてくる。もっとやれると思ったら、タスクを「次の行動」から「今日」に持ってくることができるのです。

これを朝1番にやっておけば、その日見なければならないのは「今日」だけです。

で、すべて終わって余力があれば「次の行動」を見ればいいし、疲れていたら、そこでやめていい。

なんだ、ただのGTDツールだった

ここまで見てもらえば、Doit.imがただのGTDツールだと言うことが分かります。GTDのことを知らないと使えないんじゃない? といらぬ心配をしてしまいますが、逆に言えばGTDを知っていれば極めて簡単に使える。

上の流れは基本だけですが、慣れればキーボードショートカットもありますし、ドラッグ&ドロップでプロジェクトにタスクを入れたり、プロジェクトより大きな単位「ゴール」というものもありますので、本格的なGTDを実践したい人もOK。

まぁ、こういうツールって機能よりも愛着が大事っていうケースもあると思います。今使っているツールを気に入っているなら、工夫して使いこなせばいいでしょう。でも、これからGTDを始める人は、ぜひ試してほしいツールです。これを1度使うと、アレコレ工夫するのがバカらしくなっちゃいます。

Mac版

Doit.im App
カテゴリ: 仕事効率化
価格: 無料

iOS版

Doit.im HD App
カテゴリ: 仕事効率化
価格: 無料

〜 追記 〜

ちなみに今、わたしはDoit.imも使うのをやめ、手帳とポストイットに戻りました。

GTDを手帳と付箋で運用してみたら思った以上に良かった件

そしてひとりでやるだけでなく、夫婦でGTDをやったら、思いのほかいい感じに!

環境が変わったときに夫婦でGTDをやったらうまくいった話

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