GTDをやる人にお勧め これ見てすぐに始めよう Doit.imのよいところ10個

最近、タスク管理をRemember the Milkから Doit.im に切り替えてみて、このツールに惚れ込みました。このアプリの良いところを10個にまとめてみました。

GTDをやる人はDoit.imで始めよう

Doit.imはこちら

使ったことがない、知りもしない、という人も多いでしょう。ぜひチョロッと試してみてください。

Mac版

Doit.im App
カテゴリ: 仕事効率化
価格: 無料

iOS版

Doit.im HD App
カテゴリ: 仕事効率化
価格: 無料

1. GTDに特化したツールであること

「工夫すればGTDができる」という他のツールとは違います。このツールの設計思想がGTDの上になり立っています。いっそ「GTDツール」と名乗ってほしいくらいです。

以前書きましたが(▶ちゃんとGTDを! 5年は使ったRemember the MilkからDoit.imに乗り換えた経緯)、GTDを知っていれば、そのままDoit.imの使い方が分かります。収集して、整理して、レビューして、というGTDの手順や哲学がそのまま機能や用語として実装されているのです。

GTDでタスク管理したいという人は、他のツールでアレコレ苦労する前に、Doit.imを試しましょう。

またGTDを知らないという人はこちらのページをどうぞ!

初心者のためのGTDの手引き——手順、参考サイト、書籍の紹介など

2. スマホ対応

今どきスマホで使えないツールは使えない! わたしもそうです。大丈夫。Doit.imもちゃんとiPhoneとAndroidに対応しています。

わたしはiPhoneを使っていますが、使い勝手もよいです。

通知センターにも対応しており、すばやくタスクを追加したり、タスクを完了したり、といったことが可能。特に出先で思いついたタスクを素早く追加できるのはスマホでタスク管理している醍醐味だと思います。

3. アプリ対応(オフラインで使える!)

MacやWindowsのアプリも用意されています。もちろんWeb版もありますが、アプリがあると、グッと使い勝手がよくなります。特にネットに繋がらない場所で使えるのは最高に便利。

実はRemember the Milkで不満だったことのひとつはこれでした。

今、わたしは海外を旅しながら使っているので、ネットに繋がらない場所で使えるのは必須事項。そうでなくても、喫茶店で収集のプロセスをやりたいという人は、アプリがあると捗ります。

4. 十分なショートカット

アプリのショートカットもまあまあ充実。もう少し充実してもいいのでは? と思っていますが、ひとまず必要十分といったところ。

GTDの場合、収集をいかに素早く、滑らかにできるかがポイントだと思いますが、その点はまったく不備なし。ストレスなく、ガンガン追加できます。

5. スマート追加

Remember the Mlikで慣れ親しんでいたスマート入力にも対応しています。Doit.imではスマート追加と呼んでいるようですね。

これを使えば、収集の時点で分かっている情報は素早く付与することができます。例えば、

○○原稿の提出 ^tomorrow #A顧客 @コンピュータ !1高度

と書けば、

実施日=明日
プロジェクト=A顧客
コンテキスト=コンピュータ
優先度=高度

となります。もちろんこれらの情報はあとから追加変更可能ですが、分かっていることだけでも入れておくと、あとがスムーズですね。

6. 目標設定ができる

実はGTDはタスク管理だけを対象としているわけではありません。これを忘れている人、または実践していない人も多いのでは? でも大事なことです。

GTDの哲学のひとつは「人生における重要な目標」を分解して、実行可能なタスクとして「つぎにやること」に落とし込むことです。これを忘れるとGTDのうま味は半減です。

このことを語り始めると長くなりますが、通常の「収集」のプロセスはボトムアップの手法です。つまり「すでに分かっている、やらなきゃいけないこと」を洗い出すことが目的。一方で、「人生における重要な目標」をブレイクダウンしていくのは、トップダウンの手法。これも合わせてやることで「絶対に漏れのないTodoリスト」が完成するわけです。

例えば目標に「コミュニケーションスキルを鍛えたい」と登録し、

  • コミュニケーションスキルに関する本を3冊読む
  • 覚えたテクニックを試す
  • コミュニケーションのうまい人のやり方を見て盗む

なんてプロジェクトやタスクを配下に入れておきましょう。ボトムアップで「本を読む」は出てくるかもしれませんが、後者のふたつはなかなか出てこなかったりします。

7. 1日の仕事を見積もり、今日やることを明確に!

Doit.imで運用を始めると、デイリープラン機能というのが思いのほか便利だということに気が付きます。

デイリープランとは簡単に言えば、1日の計画を立てる機能。ステップは……

  1. 「今日」のタスクの作業時間を見積もる
  2. すると今日の作業時間の合計が見える。
  3. もっとやれるなら「次の行動」からタスクを選んで追加

これを終えると「今日」の一覧が、本当に今日やるべきことの一覧になるわけです。「次の行動」なども見る必要はありません。わたしは朝1番でこれをやり、あとは1日中タスク処理モードになります。「どれをやろうかな?」と迷うことはまずありません。

8. チームでタスクをシェアできる

最近はやりの「チームでタスクをシェア」ももちろんできます。わたしは残念ながらひとりで仕事をしているので、使い勝手は分かりませんが、見た感じは便利そうです。

例を挙げて流れを見てみます。

  1. 収集で「牛乳を買ってくる」を追加したとする
  2. 整理するときに「これは自分じゃなくて、旦那に任せよう」と思ったら、すかさず旦那に送信。すると、旦那には通知が行き、自分のDoit.imの「連絡待ち」に自動で入ります。

チームでDoit.imを使えば、お互いに依頼した仕事を忘れるということも防げますね。

9. どんな作業も邪魔せず、思いつきをメモできる

これ、実はDoit.imの中でもトップレベルのキラー機能です。

パソコンでアプリを立ち上げておけば、事前に決めたショートカットキーでスマート入力画面を呼び出すことができます。わたしはCommand+Option+Sに割り当てています(設定で登録可能)。

どうですか、この超シンプルな画面。例えばわたしの場合、小説やコラムの原稿を書きながら「そういえば、コーヒーが切れるから買わないと」と気付いたとき、作業中の画面を変更することなく、ショートカットキーで呼び出して、「コーヒーを買う」とだけ入力して、Command+wで閉じてしまえばよいのです。

その時間、ほんの数秒。慣れると本当に無意識に入力できます。ここにいれたものはすべて収集箱に入りますので、あとでGTDの「整理」をすればOK。もし ”スマート入力” に慣れていれば、「コーヒーを買う ^tomorrow @外」のように、期日・コンテキスト・プロジェクトなどを登録することも可能です。

10. 柔軟性も高いフィルター機能

普通にGTDを運用する上では、ここまでの基本機能で十分ですが、だめ押ししてくれるのが、フィルター機能。これはRemember the Milkでいうスマートリスト機能にあたります。あるいはiTunesのスマートプレイリストとも同じです。

例えばあなたが優先度を活用していて、優先度の高い「次の行動」だけをいつも抜き出して見たいとか、ある顧客のプロジェクトだけを漏らさずに抜き出したいとか、自由自在。

可能性は無限大に広がります。

さぁ、始めてみませんか?

GTDの哲学をそのまま機能にしてくれたDoit.im。スマホのアプリがあり、パソコンのアプリがあり、それらの使い勝手も十分!

GTDをやるなら、Doit.imでいいのでは?

Mac版

Doit.im App
カテゴリ: 仕事効率化
価格: 無料

iOS版

Doit.im HD App
カテゴリ: 仕事効率化
価格: 無料

 

GTDについてよく知らないという人はこの本が有名です。

よく仕事ができますように……。

〜追記〜

最近では手帳とポストイットのアナログ管理に変えてしまいました。その辺の経緯も合わせてどうぞ

GTDを手帳と付箋で運用してみたら思った以上に良かった件

夫婦でGTDをやってもうまくいきました。

環境が変わったときに夫婦でGTDをやったらうまくいった話

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