GTDの落とし穴 GTDがうまくいかなくなる2つの症例と対処をご紹介

GTDを覚え、タスク管理サービスを活用するようになって、わたしがハマった病気とも言える落とし穴が2つあります。せっかく「上手にやれば仕事も人生も効率的にこなせる仕事術」なのに、へんな病気にハマっては大変。

ここではその症例と対処を挙げていきたいと思います。

症例1:仕事の順序を間違える

例えばこんなケース

あなたの「次にやるべきアクション」に次のものがあったとしましょう。

  • 英語の本を毎日20分読む
  • 1ヶ月後のホテルの予約
  • 趣味のブログを書く
  • A社依頼のコラムを書き上げる
  • 小説「○○の一生」を書く

さて、どれから手をかけますか? もちろん正解はありません。あなたの価値観次第です。わたしがこの病にかかっていたときなら、きっと上から順番に実行したと思います。

なぜか?

最初の3つのタスクは完了条件が明確で完了までのスパンが短いのです。

「午前中に最初の3つを済ませちゃって、午後に大がかりなタスク(コラムと小説)を集中してやろう」

特に小説に関しては終了条件が曖昧です。1日で書き上がるわけではありませんし、たった1文字さえ書けない日もあれば、エンドレスで書き続けられる日もあります。時間が許す限りがんばるタスクとさえ言えます。

だから終わりのある気持ちのいいタスクから実行し、「タスクが減らす」快感におぼれてしまうのです。

でも、本当は、実行順序は真逆が理想。よりクリエイティブな作業を最初にしっかりやって、終わらせるのが難しくないタスクは後回しするのが正解です。ホテルの予約なんて、なんかの合間に済ませ、英語の本などは寝る前に読んだっていいのです。

対処

ふたつ対処が考えられます。

対処1. 気持ちを切り替える

こう考えましょう。あなたはちゃんタスクをリストに書いています。偉いです。ちゃんと次やるべきアクションとして挙げているのですから、忘れることは絶対ないのです。今のあなたが急いでやらなくても、未来のアナタがちゃんとそのタスクをリストから見つけて実行するはずです。今のあなたは1番いい仕事をやって、つまらない仕事は未来のアナタに任せてしまいましょう。

つまり今のあなたはできる限りクリエイティブなことをやり、未来のアナタにつまらない仕事を投げちゃいましょう。それでいいのです。ちゃんとGTDをやっているならば、やり忘れは出てきません。

対処2. トリガータスクを加える

長期間、腰を据えて勧めるタスクにはトリガータスクを加えましょう。例えば「小説を書く」というタスクは終わるまでに時間がかかります。しかし「小説に取りかかる」は取りかかりさえすればOKというタスクです。

わたしは「小説に取りかかる(30分)」と最低時間を決めて、タスクに追加したりします(毎日繰り返しに設定します)。で、乗り気じゃなくても、調子が悪くても、疲れていても、とにかく30分は取りかかる。で、やったら達成です。

不思議なもので、30分やればもっと長い時間もやれるのです。そうするとわたしはストップウォッチを切って、ドンドン1時間でも5時間でも取りかかります。で、休憩がてら、細かいタスクをやればいい。

症例2:タスクを増やして仕事をした気になる

例えばこんなケース

完了しやすいタスクがないと不安になってしまうときがあります。

極端な例を挙げましょう。次にとるべきアクションが「小説「○○の一生」を書く」しかなかったら、その日1日、1度たりともチェックボックスをクリアすることができません。タスク管理サービスを使っていると「たくさんタスクを追加して、ガンガン消していかなければならない」と思ってしまうのです。

そこでやってしまいがちなのが、完了しやすい小さなタスクを無理矢理追加してしまうこと。

「そういえば、英語の勉強もしたいんだった」
「あ、昔スペイン語にも興味があったから、勉強を再開しよう」
「最近日記書いてないから日記も書いてみよう」
「最近連絡していない友だちに連絡とったりしたいな」
「ライフハック系の記事で瞑想がいいと書いてあったからやってみよう」

と考えながら「英語の本を読む」「スペイン語の教材を読む」「毎日日記を書く」「連絡していない友人にメール」「毎日瞑想する」とタスクを追加していきます。どれもタスク自体は簡単なので、ドンドン足していって、ドンドンクリアしていきます。

結果、5個のタスクを追加し、数時間かけて5個を実行し、最後に残るのはまた「小説「○○の一生」を書く」というタスクただひとつ……。結局、本当にやらねばならないことは1歩も進んでいない。でもタスクは6個中5個もクリアした。なんとなく気持ちがいい。

対処

GTDは「タスクをたくさんやること」を目標としていません。まずこれを理解してください。今、抱えているタスクが多いか、少ないか、重いものか、軽いものか、それを明確にするのがGTDです。

少ないなら、少ないでいいのです。GTDをやっていなければ「今抱えているタスクが少ない」ことさえ分からなかったでしょう。無意味にタスクを増やすのではなく、ちゃんと腰を据えてやるべきことをやりましょう。その時間があることが分かったのですから。

まとめ

いかがでしたか? GTDを勧められてやってみたら、なんかうまくいかなかった、という人もいるだろうと思います。もちろんこういう仕事術は向き不向きもあります。しかし、つまらない落とし穴にハマって上手に活用できなかったとしたらもったいない。

でも本当に怖いのは「うまくいっている気がしている」のに、実はうまくいっていないケース。今日取り上げたふたつの症例はどちらもこのパターンです。もしこの症例を確認したら、ちゃんと対処しましょう。

ちなみに

わたしが最近のGTD関連記事です。

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GTDをやる人にお勧め これ見てすぐに始めよう Doit.imのよいところ10個
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