インボックスは何個ある? 少ない方がいいけど、今の時代ひとつにはならないGTDのインボックスについて

GTDでインボックスという概念はとても重要です。

できるだけ少ない方がいいけど、ムリしてひとつにするとおかしなことになります。わたしのインボックスの紹介をしつつ、あるべき姿を考えたいと思います。

インボックスって何?

いきなりデジタルツールで考える前に、紙で管理していた時代を思い返してみましょう。インボックスというのは机にひとつ置いてある、書類入れを指していました。

これは何でも入れることができる魔法の入れ物です。書類は当然ですが、ポストイットでも、電話メモでも、手紙でも、書籍でも、大事な会議の録音テープといった、もはや紙でないものでも入れることができます。

だから「なんでもココに入れて、GTDの処理をすれば絶対に漏れがない」という発想になるんですね。

ところが時代は流れて、デジタル化の時代です。手紙はメールに、書類はデジタル化、録音テープはスマホの録音アプリに、メモはEvernote、やることを書いたポストイットはタスク管理サービスに保存します。まさかすべて印刷して昔ながらの書類入れに入れるわけにもいきません。

そこでデジタル時代のインボックスを考え始めるわけです。

デジタル時代のインボックス

「わたしの場合は」という話です。

3つのインボックスを持っています。

  1. EvernoteのInboxノートブック
  2. Doit.imの収集箱
  3. Gmailの受信箱

この3つを管理するのが、わたしにはコスパがいいようです。これ以上減らすことも増やすことも、コストを増やすだけでメリットがないと思っています。

収集

どんな情報をどのインボックスに入れるかは、気分と直感です。本当にどこでもいいのです。例えばパソコンで作業中「あ、メモを取らなきゃ」という時はEvernoteかDoit.imに書き込みます。どっちに書くかは直感です。確実に “メモ” で、 “タスク” じゃないのが明確ならEvernote。タスクなのが明確ならDoit.im。とまぁ、理屈ではそうですが、実際は曖昧なときが多いのです。

例えば「あ、最近書いているコラムの記事に○○の話を盛り込もう」と思いついたときを考えてみます。

「執筆中のコラムに○○の話を盛り込む」というタスク、なのか
「執筆中のコラムに盛り込みたい○○」についてのメモ、なのか

どっちとも取れます。どっちでもいいんです。GTDを実践している人なら、ちゃんとインボックスを処理するはずです。その時にタスクならDoit.imへ、メモならEvernoteへ、両方なら両方へ移動すればいいのです。上記の例なら

タスク「執筆中のコラムに○○の話題を追記」
メモ「○○とは……アーだコーだ」

と両方に書くのが筋でしょうが、タスクだけにしちゃうことも多いでしょう。

処理・整理

GTDでいう処理・整理はインボックスが少なければ少ないほど楽になります。整理の結果、わたしの場合は

  • タスクはDoit.imへ
  • メモはEvernoteへ

保存されます。他のサービスは一切使いません。といいたいところですが、実際にはそこまで完璧にやれないのが実情。例えばメールです。

誰かからメールが届く。返信はしたいけど、2分で終わらないので、あとで時間をとって返信を書きたいと思っている。「次にやるアクション」なので、Doit.imに「○○さんに返信」と追記するのが筋だけど、面倒ですよね。メールの受信箱に残しておけば、絶対に返信するのは分かっているので、タスクには追加せず、メールの受信箱に残しておく、という判断になるわけです。

まぁ、その程度の例外はあれど、基本的にはすべてのインボックスを同等に扱うのが筋でしょう。

インボックスは1つにすべき?

完全に1つにするのは、今の時代、もうムリだと思います。理屈でいえば届くメールをすべてEvernoteに転送、とやれば可能ですが、Evernoteに届いたメールには直接返信もできず、「○○に返信する」というタスクがタスク管理サービスに溜まりゆくのは効率的とは思えません。

この辺、人によって落とし所は違うでしょうけど「ムリしてひとつにはしない。だけど、極力少なくする」という方針が正解のようです。

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