Doit.imとEvernoteで仕事を管理:Evernoteで作るプロジェクトノートについて

タスク管理はDoit.imというサービスを使い、GTDで行っています。しかしタスク管理というのは仕事管理の中ではあくまで一部。少しまとまった仕事だと、もっと幅広いプロジェクト管理が必要になります。EvernoteとDoit.imで自由に仕事を管理する方法をご紹介します。

タスク管理は仕事管理の一部

何かまとまった仕事を進めるとき、結構いろんなことを考えます。

  • ゴールは何か?
  • どれくらいの期間で終わらせる?
  • 誰とやる?
  • どうやってやる?
  • 進捗はどう管理する?
  • 必要な知識は揃ってる?
  • 大まかな流れは?
  • 次やることは?

こういった数ある “考えなきゃいけないこと” の中でタスク管理と呼ばれるのは最後の “次やることは?” だけです。もちろん “次やること” っていうのをやって、初めて仕事は進むので、唯一にして1番大切な部分でもあります。

で、そこはGTDに任せます。

※実際のところGTDはもっと幅広く、単純なタスク管理だけを領域としているわけではないのですが……。

GTDを運用する上で、わたしは Doit.im というサービスを活用しています。

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とにかく日々やるべきことは Doit.im に記録して、毎日必ず目を通します。「次やるべきことは、必ず Doit.im にある」というのが安心感を生みます。

しかし少し複雑な仕事や、管理が必要な仕事は “次やること” だけでは不安になることがあります。大きな流れを確認したかったり、全体の仕事のボリュームを見たかったり、進捗を管理したかったり、スケジュールを作りたかったりします。

わたしの場合、最後にあげた “スケジュールを作りたい” というのが「プロジェクト管理しなきゃ」という最初の理由になることが多いです。何をどれくらいの期間でやればいいのか? というスケジュール管理・マイルストーンの管理をしたいとき、Evernoteが登場します。

少し大きな仕事はEvernoteで

GTDで仕事の管理をしていて、「これはもう一段上の管理が必要だな」と思ったら、Evernoteにプロジェクトノートを作ります。例えば「Kindleで○○の本を出す」という目標があるとして、プロジェクトノートはこんな感じになります。

まぁ、内容については適当ですし、プロジェクトの内容に応じて変わります。ひとりでやるのでこの程度ですが、数人で分担するなら役割分担を決めたり、進捗の共有方法を決めたり、進捗の評価方法を決めたり、とやり始めたらキリがないです。その辺は臨機応変に。

「流れ」というセクションでチェックボックスを作っていますが、これはタスクではないです。タスクとしてはあまりに大雑把すぎる。あくまで「流れ」であって、実際にはもっと細かいタスクが Doit.im に作られます。

メモというのは本当にメモ。数人でやるなら、議事録とかが別個に出てくるので、メモなんかはいらないでしょう。資料というのはWebクリップなんかにリンクを張ることが多いです。

ちょっとしたプロジェクトなら、このプロジェクトノートひとつで完成です。何かあれば、ここに追記していく形で情報管理します。

もっと大きなプロジェクトならノートブック

さて、複数人が絡むような大きなプロジェクトを管理するなら1つのノートだけじゃ辛いでしょう。そういうときは専用のノートブックを作ってしまいます。

ただし考え方はまったく一緒で、そのノートブックの中に先ほどあげたプロジェクトノートを作ります。で、資料やメモのセクションはなしにして、タグのルールなんかをプロジェクトノートに記載しておきます。

例えば

  • 議事録には meeting タグ
  • アイディアには idea タグ
  • 報告には report タグ
  • 資料には resource タグ

他にもそして報告や議事録のテンプレートなんかをノートブックに作り、テンプレートへのリンクをプロジェクトノートに張っていきます。そうなると、プロジェクトノートはこんな見た目になってきます。

実際はもっといろんな情報が入ってきますが、とにかくプロジェクトノートを見れば、分かるようにルールなんかを書いておきます。

資料や記録なんかはドンドンノートブックの放り込んでいけば、新しいものが上に来るので、他のメンバーの目にもとまります。

プロジェクトが終わったらノートブックは削除してタグ化

ノートブックは有限なので、わたしはプロジェクトが終わったらノートブックの中のノートに共通のタグを付けて、ノートブックは削除します(ノートはどこか別のノートブックに移動)。

タグは project_kindle_publishing みたいにプロジェクト固有のものにしちゃいます。

この辺はEvernote Businessを使っていたりすると違うのかもしれませんね。

プロジェクトとタスクのリンク

こうやってEvernoteで管理するプロジェクトとDoit.imで管理するタスクをリンクすることはわたしはしていません。もしお望みならEvernoteのノートリンクをDoit.imに貼り付けたりすることもできますので、どうぞ。

わたしがプロジェクトと明確にリンクしない理由は「面倒だから」。今のところそんなことしなくても、管理できているし、だいたいリンクしておいても、クリックして開くのがWeb版のEvernoteなので、嬉しくないのです。

ここであげたようなプロジェクトノートは毎日チェックする為ではなく、数日に1度、あるいは週に1度レビューして、進捗を確認したり、方針を修正したりするために作ってあります。だから日々、タスク管理サービスから参照する必要はない、というわけです。

運用方法に絶対はない

こういうプロジェクト管理って、プロジェクトの規模や内容によって管理方法が全然違ってきます。「こうすればOK」という絶対的な管理手法はないと思っています。

その点、Evernoteは自由に拡張できるので、最初は小さくプロジェクトノートだけ作り、大きくなってきたらノートブックにして、メンバーが増えたら共有して、運用ルールを決めて、と変化していくことができます。

このあたりの自由度がたまらないですね。

〜 追記 2016年3月9日 〜

今ではタスク管理は手帳+付箋となりました。

GTDを手帳と付箋で運用してみたら思った以上に良かった件

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