タスクリストはタスクが完了したときに本領を発揮するーGTDであまり語られないタスク完了時の処理

GTDについて語るとき、タスクの洗い出し方、管理の仕方などは語られることがあっても、実際にそのタスクを終え、リストから消すとき(チェックボックスをチェックするとき)に何をすべきかについて触れることは多くありません。わたしがGTDを運用する上で、すごく大切だと思う「タスクが完了したときの処理」について書いてみたいと思います。

GTDの大雑把なおさらい

GTDについてご存じでない方は、まずGTDについて知る方が先決です。関連するリンクをご紹介しておきます。

とにかくGTDというやつの主題は

  1. 頭の中に歩きになることを書き出し、
  2. 「次にやること」を明確にする

というあたりでしょう。この作業が完成すると、とにかく自分がどう転がっていけばいいのかが分かるようになります。だからスッキリするわけです。

次の次にやることは?

「次にやること」は当然GTDで整理出来ています。しかし「次の次にやること」はまだ分かっていません。そもそも「次にやること」を終えてみないと、「次の次にやること」は見えてこないことがほとんどだったりします。

例えば『車を買う』というプロジェクト。次にやることは『欲しい車種のリスト作り』だとしましょう。その次にやることは、まだ曖昧です。作ってみたら欲しい車種は1つですぐに購入しちゃうかもしれないし、たくさんあって友だちに意見を求めたいかもしれないし、各車種について詳細なスペックを調査したいかもしれないし、家族で相談したいかもしれない……。

だから「次の次にやること」は「次にやること」が終わったときに書き出されるべきなのです。

「それじゃあまりに無計画じゃないか?」という意見もあろうかと思います。たしかに仕事のプロジェクトの場合、もっと計画が必要で、スケジュールやら予算やらが必要。行き当たりばったりで次にやることしか見えていないのは問題でしょう。でも、そういうプロジェクトでも決まっているのは大きなマイルストーンであることがほとんどで、担当者が日々やる仕事というのは臨機応変に追加・変更が発生します。

『車を買う』プロジェクトのマイルストーンとしては

  1. 車種を決める
  2. 見積もりをとり、予算内か確認
  3. 購入
  4. 納車、点検

みたいな形になると思います。だけど車種を決める具体的なアクション、購入に伴う具体的なアクションは、この時点では未定です。電話かもしれないし、訪問するかもしれないし、ヤフオクで買うかもしれないし……。

“マイルストーンは決まってる、だけど「具体的なやること」が全部決まっているわけじゃない” というのがプロジェクトなのです。

本題:タスクを終えたときの処理

ここまで読めば分かると思います。

タスクを終えたら、気持ちよくチェックボックスにチェックしてはダメなのです。必ず「その次にやること」を書き出してから、チェックしなければいけません。

わたしはいつもタスクを終えて、管理ツール上で「完了」するとき、必ず次のことを自問します。

「このつぎにやることは?」
「終えてから気になったことは?」

『欲しい車種のリスト』を作り終えたら、またいろんなことが頭に浮かんできます。たとえば……

「友だちの欲しい車種も聞いとくか」
「新しい車に求めていることが分からなくなってきたな」

「ちょっと友だちにリストを見せてみよう」
「この車種の世間での評判が気になるな」
「車雑誌を数冊見ておきたいな」

など。それらをすべて管理ツールに放り込んで、またGTDの手順にそって処理していきます。

これを毎回律儀にやると、とにかくプロジェクトは止まりませんし、週次レビューが軽くなります。実は「気になること」を洗い出す上で、1番いいトリガーは「終えたタスク」なのです。終えたタスクを見ていると、次にやることが見えてきて、それが「次にやること」になっていくというわけ。

タスクを『完了』することもタスクなのです

だからタスクを終えても、タスク管理ツール上で『完了』ステータスにするのは慎重にならなくてはいけません。

通常、管理ツールでは完了したタスクは消えるか、隠れるかしてしまいます。「その次にやること」を明確にしないまま『完了』してしまうと、プロジェクトが止まってしまうのです。

もちろん週次レビューをやっているので、そのときに「あれ? このプロジェクトにタスクがないな」と気付き、慌てて考えて「次にやること」を追加していくのですが、それだと最長で1週間のタイムロスが発生する。もったいないです。

だから忙しくて、「その次にやること」を考える体力がないときは、あえて『完了』ステータスにせず、放置することもあります。で1日の最後や、ちゃんと時間があるときに「んで、この次はどうすりゃいいんだ?」と自問するのです。

で、自問を終えたら、気持ちよく『完了』にする、と。

だから、滅多なことでは「次にやること」が減ることはありません。1つ消すときには、2個も3個も増える。最低でも1つは増える。減るのはそのプロジェクトが完了したときか、次のタスクが発生しない単純な作業だけ(「爪を切る」みたいな)。

タスク管理はタスクを作るときはもちろん、タスクを終えて消すときにも重要な役割を持つのです。

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