【ミニマムGTD】Evernoteで最小限のGTDを体験するためのステップ

GTDを本やウェブで学び、いざ始めようとして最初に引っかかることは「どのツールを使うか?」というもの。本当は手帳ひとつでできるくらいシンプルな手法なのですが、なぜか複雑なアプリを使わないとダメと思ってしまう人もいます。今日はEvernoteを使い、極めて最低限のGTD=「ミニマムGTD」を実現するためのステップをご紹介します。

ミニマムGTDでやること、やらないこと

前置きなしで、本題に入ります。

今回は極めて最小限のツールや工夫でGTDを実現します。もっと高度にセットアップすることは可能でしょうし、もっと便利にする工夫もあるでしょう。でも今回の目標は “最低限” です。ここから始めて、慣れてきたらいろいろ工夫したり、アプリを使ってみると良いでしょう。

具体的なステップの紹介に入る前に、前提をお話します。

使うツール

使うアプリはEvernoteだけ。これをパソコンとスマホから使います。

しかもタグとノートブックの工夫は一切しません。ノートを3つだけ使います。

流れ

もちろんGTDの基本的な流れに従います。

  1. 収集 ▶ 気になることを書き出す
  2. 処理 ▶ 収集したリストを実現に向けたアクションリストの形にします
  3. 実行 ▶ アクションリストを実行
  4. レビュー ▶ 処理/実行したものを見直し、リストをアップデートしていきます

実際に一緒にやっていきましょう

それでは「初めてGTDに挑戦する人」が一緒に進めていけるように、手順を1つ1つ説明していきます。

1.準備

まずはツールのセットアップです。

ノートを3つ作ります。名前も合わせておいてください。

  1. インボックス
  2. 次にやること/プロジェクト
  3. いつかやること

そしてこれらをEvernoteのショートカットの1番上に追加します。

これが今回使うミニマムGTDのすべてです。

2.収集

GTDの楽しいところと言えば収集です。じっくり時間をかけてやりましょう。

とにかく「頭の中にある気になること」をすべて書き出します。このとき「でもこれはタスクじゃないよな」とか「まぁ、あんまり重要じゃないからいいや」とか「でもやらないかもしれないし」とか評価しないこと。気になったら書く。それがルールです。

とにかくどんどん書いていく。上のサンプルでは10個ですが、実際にやったら100くらい軽く行きます。次の質問に答えていくだけでザッとこれくらいの数はいくはずです。

  • 仕事で気になることは?
  • 家族の中で気になることは?
  • 趣味で気になることは?
  • 友人関係で気になることは?
  • 将来の夢は?

時間にして1時間くらいはかけていいです。最初の15分くらいはポンポン書けると思いますが、だんだんと書けなくなってきます。それが普通なので、諦めずに続けてください。部屋を歩き回ってみたり、持ち物を広げてみたり、仕事の資料を確認したり、メールを見返してみたり、カレンダーを眺めてみたりするとヒントが多いです。

100くらい行きましたか? それでは次のステップにいきましょう。

3.処理

処理をしていきます。GTDで有名なワークフローに従って処理します。

ポイントは1行ずつ処理していくことです。まとめて処理する必要はありませんし、するべきでもありません。さきほどインボックスに書き上げたすべての「気になること」を処理していきます。

項目ごとにどう処理していくかを説明します。

資料はどこかに保存し、インボックスから削除します。例えば誰かの名前とか電話番号ならアドレス帳に入れて終わり。

すぐに行動を起こす必要がないものは「いつかやる」ノートにコピペします。

カレンダーにいれるべきものは、あなたが使っている手帳に書いて終わりです。

残りは

  • プロジェクト
  • 次にやること
  • 連絡待ち

のどれかに当たるはずです。これらはすべて「次にやること/プロジェクト」ノートにコピペします。ただし、下の写真のように、それぞれが別れている状態にしましょう。この時点では「プロジェクト」の次のアクションを考える必要はありません。とにかく入れるべきところにコピペだけしていけばOKです。

そう。1つのノートに「次にやること」も「連絡待ち」も「プロジェクト」もまとめてしまいます。数が多いと不都合もあるかもしれない、と不安に思うかもしれませんが、そうでもないです。

むしろこの1つのノートに「仕事のすべてが入っている」とも言えるのです。1日1回このノートに目を通せば、全貌がすぐにつかめます。

さて、次に「プロジェクト」にいれたものを1つずつ見ていって「次にやること」を明確にしていきます。例えば例の最初にある「子どものプレゼントを買う」の次のアクションは「候補のリストを作る」とか「子どもに欲しいものを聞く」になるでしょう。

それを「次にやること」に書いていきます。

そうやってすべてのプロジェクトに最低1つの「次にやること」が追加されたはずです。また、誰かに委譲したものは「連絡待ち」に入れておきましょう。そうすると、こんな感じのリストになるはずです。

ここまでできたらGTDの処理はおわりです。

4.実行

ここまで終わると「次にやること/プロジェクト」という1つのノートにやるべきことが全て書かれている状態になります。さらに言えば、そのノートの最初にある「次にとるべきアクション」のリストだけを見ていれば、絶対に漏れなく、すべての仕事が進んでいくのです。

もしそうでないなら、収集に漏れがあったと言えます。

というわけで、「実行」のステップは簡単です。「次にとるべきアクション」を見ながら1つずつ実行していけば良いのです。さて、お気づきでしょうか? 実はアクションのリストにありがちな「チェックボックス」をつけていないのです。これはわざとです。

各タスクを完了したら、打ち消し線(こういうやつです)を引いてください。キーボードショートカットを覚えれば一瞬です(MacではControl+Command+K)。

もちろんこのままではどんどん増えていき、見苦しくなっていきます。このカラクリはレビューで分かりますので、今はこのまま理解してください。とにかくこの時点で「次にとるべきアクション」はこんな見た目になっていると思います。

5.レビュー

さてレビューは最低週に1度はやるべきだと言われていますが、わたしはあえて「毎日やれ」と言いたいです。少なくとも軽いレビューは毎日やっても苦じゃないはず。

さて、毎日やるレビューでやるべきことはこれだけです。

打ち消し線の引かれたタスクを見て、それで「すべて完了」なら削除してしまう。それがプロジェクトのアクションの1つであって、何か次にやるべきことが出てくるなら、それを「次にとるべきアクション」に追記して、削除。例えば、「雑草の生えない庭についてウェブで調べる」というタスクを完了したら、次に「それを実行するかどうか、家族に相談する」などの次のタスクが出てきます。

じつはタスクというのは1つ終わると、つぎの1つが生まれてくるケースが多いです。だから終了しても即削除せずに、一時的に打ち消し線をつけて見えるようにしておきます。それを時間があるときに見直して、次のアクションを考える。これによって「そういや、途中までやったまま放置してた!」という過ちを防ぐのです。

週次レビューでは、上記に加えて、ここまで説明した収集・処理をすべてやります。

レベルアップ

GTDをよくご存じの人は「あれ、コンテキストは?」と思う人もいるでしょう。ここではあえて省略しました。その理由の1つは「今の時代はスマホなどのおかげで、かなりたくさんの仕事がどこでもできる」からです。

公式のGTDでは電話・メール・オフィス・家などを明確にわけていましたが、その必要性は減っています(ゼロではないですがね)。

もしコンテキストを付けたいと思うなら、「次にとるべきアクション」を下の写真のようにしてはいかがでしょうか? あんまり複雑に分けると管理に時間がとられるので、ほどほどに。

スマホの役割

ここまですべてパソコンで作業していくイメージでした。また、圧倒的にパソコンでの作業をオススメします。スマホのEvernoteでやることは次の3つだけです。

  1. 「次に何をするか?」と考える
  2. 作業完了時の打ち消し線を引く
  3. ふと思いついたことをインボックスに書き込む

「次に何をするか?」と考える

外出中、ふと時間があり「さてなにしようか?」と思ったとき、すかさずEvernoteを開きます。ショートカットにある「次にやること/プロジェクト」ノートを開けば、あなたがやるべき全てのことが書かれているわけです。あっちこっちを見ず、このノートをザッと眺めればやるべきことが分かるはず。

作業完了時の打ち消し線を引く

外出中に作業を終えたら、打ち消し線を引きます。これくらいはスマホでも気持ちよくできますね。でも面倒ならやらなくても良いです。毎日ちゃんとレビューをしているなら、レビューのタイミングで「ああ、これは終わったな」と打ち消し線を引けば良いのです。

ふと思いついたことをインボックスに書き込む

これは重要です。

なにか思いついたら、ショートカットにあるインボックスを開き、書き込みます。

慣れてきたら、素早くメモすることに特化したアプリを見つけて使ってみても良いでしょう。

ミニマムGTD

以上です。分かりましたか?

シンプルなだけに、いろいろ欠点はあります。例えば

  • 繰り返しのタスクを扱えない
  • タスクが増えたときにコンテキストで絞り込んだりできない
  • 思いついたことを記録するのがちょっとだけ手間(でもアプリの工夫などで改善できる)
  • プロジェクトとアクションを紐付けられない

しかしこれらの欠点を考えても、GTDを始めてみること自体で十分に効果を感じられると思います。本当は手書きでも良いんです。このシステムは手帳でやるのと大差ありません。

まずこれくらい簡単なシステムで始めて、徐々にいろんなアプリやサービスに手を出してみるといいでしょう。

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