GTDを手帳と付箋で運用してみたら思った以上に良かった件

私はタスク管理をGTD(Get Things Done)方式でやっています。最近、思うことがあり、デジタルツールを使うのをやめ、アナログに変えたので、その経緯と方法を紹介します。

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アナログにした理由

長らく、タスク管理にはクラウドサービス(アプリ)を使っていました。しかし、以下の理由で、アナログにすることに。

  1. 手書きの方が早いし、実感が湧く
  2. タスクがそんなに多くない
  3. スマホを持っていない

ちなみに前に使っていたサービスはDoit.im。その前はRemember the Milk。こんな記事も書きました。

ちゃんとGTDを! 5年は使ったRemember the MilkからDoit.imに乗り換えた経緯

ちなみにGTDを知らない人はこちらの記事がオススメです。

初心者のためのGTDの手引き——手順、参考サイト、書籍の紹介など

アナログ化した理由を少し掘り下げて説明します。

(1) 手書きの方が早いし、実感が湧く

これが一番の理由です。

少し前まで完全にデジタル人間でした。予定表はGoogleカレンダー、メモはEvernote、タスク管理はDoit.im……、と。

ところがある日、メモを手書きに変えたらグッときたのです。スマホやタブレットで文字をタイプしてもワクワクしないのですが、手書きでメモを取るとワクワクする。「手書きの衝撃」と呼んでます

手帳がメモの主力となっても、ネタ帳管理はEvernoteで

具体的に書くと、手書きって想像力が刺激されるのです。図や線も瞬時に引けるし、書いているそばから、「お! それならこうすればもっと良くなる」と次のアイディアが湧いてくる。スマホだと機械的にメモを取るだけですが、手書きだと1.5倍くらいのアイディアに化けます。

この衝撃が引き金になって、予定表も手帳のカレンダーに、タスク管理も手書きに移行した、というわけ。

(2) タスクがそんなに多くない

会社員時代、「次にやること」が100を越えることもありました。付箋で言えばひと束分。とてもアプリなしでは管理できませんでした。今はグッと減って10〜20個。アプリの恩恵を感じなくなっていました。

(3) スマホを持っていない

あまり持ちたいとも思っていません。そのうち持つことになるのでしょうが……。

スマホを持つようになっても、タスクは手書きでしょうね。ほんと、それくらい手書きがラク。

アナログ化の方法

アナログでやろうと思ったとき、できる限りのシンプルさを目指しました。その結果、コンテキストの考え方はナシ。「次にやること」が10〜20個くらいだと、ムダに分類するよりパッと全体を見た方が速いです。

コンテキストが必要なら簡単に追加できますので、状況に合わせて工夫してください。

準備

使うものはこれだけです。

  • 手帳(システム手帳・綴じ手帳・ただのノートもOK)
  • 付箋

手帳はどんなものでも良いですが、日常的に持ち歩けるものを。私はもともと小さなシステム手帳(ポケットミニ6穴サイズ)を使っていたので、それを使うことにしました。

やり方

超簡単! 適当な5ページを以下のように割り振るだけです。

  1. INBOX
  2. プロジェクト
  3. 次にやること
  4. 連絡待ち
  5. いつかやる

普通の白紙のリフィル(白紙のページ)でもいいですが、私は小ぎれいにまとめるために、ページ区切り用のインデックスリフィルを使いました。この商品はちょうど5ページ分あって、用途にぴったり。

GTDに慣れている人なら、説明もいらないと思いますが、念のため流れを説明します。

  1. 収集: 付箋に書いて、INBOXページに貼る
  2. 処理: GTDのルールに従ってプロジェクト / 次にやること / 連絡待ち / いつかやるに移す

以上です。実際に見ていきましょう。

全体像を見てみます。インデックスリフィルを使っているので、各タブを以下のように使い分けます。ただの白紙リフィルを使うのであれば、後付けでこういうタブをつけると使いやすいです。私も最初はセロハンテープでタブを作ってました。

写真2

INBOXページ。最初から空白の付箋を貼っておくと、書き込むときの手間が減ります。

ひとつめくると「プロジェクト」ページ。

で、「次にやること」。ちなみにこのサイズの手帳だと7つも付箋を張るといっぱいですが、裏面も使えば合計14枚。足りなければ白紙のリフィルを足せばいいので、自由に増減できます。そういう意味でシステム手帳は便利ですね。

さらにもしコンテキストで分けたいなら、このタブの裏に「@パソコン」とか「@会社」などとコンテキストごとのページを作ればいいでしょう。今のところ、私には不要です。

で、「連絡待ち」と「いつかやる」。

手帳にGTDを集約したメリット

はなはだ簡単ではありますが、こうして手帳にGTD環境を作りました。これが思った以上に効果絶大で、満足しています。やってみて「良かったこと」を挙げてみます。

1. メモしながらタスクを追加

わたしの場合、手帳は3つの役割を担っています。

  1. スケジュール管理
  2. タスク管理
  3. メモ

たとえば、知人から「20日に打ち合わせも兼ねて食事をしよう」と誘われたとします。手帳のカレンダーに「知人と食事」と書き、その流れでGTDのINBOXに「打ち合わせの準備」と書いておけば、抜かりありません。

また電車の中で企画のアイデアが浮かんだとします。すぐに手帳のメモ欄にアイデアをメモ。メモしながら「あ! これはAさんに相談したい」とか思ったなら、サッとINBOXを開いて「○○についてAさんに相談」と書いておく。

スケジュール・タスク・メモというのは相互に関係し合うので、こうしてひとつの手帳で完結すると、やりやすいですね。

2. 充電とか気にしない

言うまでもないですね。アナログ最強です。

3. 手書きは楽しい

やってみると分かります。手書きは楽しいし、想像力を刺激します。書いているそばから他のことが浮かんだりするものです。

時代に逆行している……

なんだかデジタル化の流れに逆行していて、不安にも思うのですが、大満足です。

また大量のタスクをゴロゴロ転がすようになったら、デジタルに戻すかもしれませんが、しばらくはこの手書きGTDでやってみようと思います。

GTDに不慣れな方は、こちらの書籍がオススメです。

〜 関連記事 〜

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