ルーチン作業が増えてきたらGTDの「カレンダー」を改善しよう

GTDの中で軽視されがちな『カレンダー』。「はいはい、カレンダーに書き込んでおけばいいのね」ってな具合に、いい加減に済ませてしまいがち。だけど、特にルーチン業務が多い人には大事な部分です。わたしもルーチン作業が増えて増えて仕方がないので、改善しました。

アナログでGTDやってます

わたしは最近、完全にアナログでGTDをやっています。

参考:GTDを手帳と付箋で運用してみたら思った以上に良かった件

手帳+付箋で快適GTD環境ができました。詳しくは上の記事を読んでください。

アナログGTDは日付指定の仕事で困る

さて、アナログで実践していると、弱点となるのが「日付が指定された作業」の取り扱いです。

アプリであれば、通常「いつやる」という情報を入力する欄があり、その日になると現れたりしますよね? ところが、アナログだとそうはいかない。

これまでは、「日付指定の作業」があまり多くなかったので、手帳のカレンダー欄に付箋を貼ってやりくりしていましたが、数が増えるとうまくいかない。

ルーチン業務もアナログGTDで苦戦する

カレンダー系のタスクの派生として、ルーチン業務ってありますよね。毎日とか毎週やるやつ。そういうのもアナログGTDだと不得意です。

アプリなら「繰り返し機能」がありますもんね。

アナログに解決

結局、わたしはこうやって解決しました。

分かりづらいですね。説明します。表はこんな感じになっています。

日付 ブログ note 寄稿A社 寄稿B社 その他
1 寄稿A社の資料集め
2
3
4
5
6 本を返しに行く

横に作業が並んでいます。グレーの欄はやらなくていい日、それ以外はやらなくてはいけない作業です。

ブログとnoteに関しては毎日やることになっていて、寄稿A社とB社はこの範囲では1回だけやればいいことです(実際には月2回のルーチン)。

またルーチンではないけど、日付指定の作業は「その他」欄に付箋で貼ってしまいます。

この表の良いところは

『未来の作業を先取りしてやってしまっても管理できる』

という点です。たとえば、今日の日付が4日だと思って、上の表を見てください。ブログは6日まで完了していますね。つまり、最悪あと2日はブログを書かなくても大丈夫だと分かります。一方でnoteは翌日(5日)の分が終わっていないことがわかります。

だから、もし時間があるならnoteを先にやるべき、ということがひと目で分かります。

また暇なときに、未来の作業を先取りしてやってしまえば、どんどん自分の時間が確保できるようになります。他のじっくり取り組みたい仕事に取り組めるようになったりする。すごく便利です。

遊びに行きたい日があったら、その日の分を先にやっておけば、作業を漏らさず遊ぶこともできる。

また「ルーチン以外の日付指定の作業」もすべて「その他」の欄でカバーしています

上の表で言う「本を返しに行く」というタスクですね。

これは付箋に書いて貼っています。さらに「ルーチン業務の準備作業」があるなら、それもその他に貼っておきます。

上の表で「寄稿A社の資料集め」というのが、それです。A社の記事は3日にやればいいのですが、それは3日に始めればいいとは限りません。事前に準備しておかないと、3日までに終わりませんから……。

そういうわけで、必要ならば準備業務をちゃんと書き記しておきます。

朝起きたらこの紙を見る

わたしは最近、この方法を始めました。

来月はパソコンで表を作って、印刷するかもしれませんが、手書きでも十分いける。

アプリでやるより、むしろ一覧性があって、見やすいです。

「未来の作業のやる気が出るカレンダー」だと自認しています。

みなさまもどうぞ。

GTD本の全面改訂版が出版されていますね。2015年11月発売とのこと。これから学ぶ人はこちらがいいのでしょう。改訂版は読んでいませんが、信頼できる本です。私も買おうかな。

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