年末! Evernoteを大掃除する6つのステップ

年末です。大掃除に追われている人も多いのではないでしょうか?

家を掃除し、庭を掃除し、机を掃除し……、で終わりにしていないですか?

Evernoteもちゃんと見なして、掃除してあげると、新年を気持ちよく迎えることができますよ。

Evernoteはデジタルワークスペース

Evernoteはただのメモ帳ではなく、立派なワークスペースとして使っている人も多いと思います。

わたしもそうです。

タグやノートブックを工夫して、日々の書き物、プロジェクトの管理、資料の管理、仕事やプライベートのメモなど、いろんなものを放り込んでいます。

ほら、机にも読みかけの本、毎日使うノート、ペン、消しゴム、ティッシュ、ゴミ箱、滅多に使わない文具、もう読まない雑誌……、そういうものが溜まりますよね? Evernoteも一緒です。

1年も使っていれば、いろんなところに埃が溜まり、カビが生え、使い勝手が悪くなります。

そこでEvernoteも大掃除しましょう。

今日は6つのステップでEvernoteを磨き上げます!

1. 過去のノートを眺めて、断捨離、整理

まずわたしはここ1年間のノートを眺めてみました。

検索構文は “created:20160101” です。

ザッと眺めてみれば、まったくいらないノートや整理されていないノート、やりかけのノート、書いただけで放置しているノートなどいろいろ見つかると思います。

わたしはGTD(Get Things Done)というタスク管理術を実践しているので、今年使ったノートを眺めつつ「これは放置してちゃいけないな」と思うものはインボックス用のノートブックに移動しました。

インボックスに移動させていく基準は――

  • タグに過不足がありそう
  • ノートブックの場所が正しくなさそう
  • 削除しても良さそう
  • そのノートに対して何かアクションがありそう

などなど。まあ気になったらインボックスに移動させます。

2. インボックスを整理する

インボックスに入ったノートを処理していきます。

これを機にインボックスを空にしましょう。

3. タグを見直す

いま、いくつタグがあるか把握していますか? わたしは把握しきれません……。

しかし、パッと不要なタグを見つける方法はあります。それは異常にノートの少ないタグを見つけること。タグの一覧ページに行き、ノート順に並び替えれば、ノートの少ないタグを見つけるのは一瞬です。

わたしの一例ですが、

ノートが少ないタグ、たくさんありませんか?
ノートが少ないタグ、たくさんありませんか?

こんな感じで、0とか1になっているノートが多数あります。とにかくノートが一桁しかないタグは「なにかおかしい」と疑いましょう(一桁ではおかしい、という意味ではないです)。

わたしの場合「こんなタグがあれば活用しそうだな」という感じで、良かれと思って作ったタグが多いんですね。これらを見ながら次のような手順で整理していきます。

  1. ノートがゼロならタグ自体を削除。
  2. タグをひとつ開いて、そのタグがついたノートを見る。異常に少ないタグの中のノートは、今では不要なノートである傾向があります。不要ならノート自体を削除してしまいましょう。ノートが必要なら適切なタグ付けをします。
  3. 類似・重複するタグがあるならば整理

こんな感じで見ていくと、タグがずいぶん減りました。

4. ノートブックを見直す

タグとまったく同じようにノートブックも見ていきましょう。

ノートの数が少ないノートブック、重複、類似、今では不要なもの、ガンガン整理していきます。

5. ショートカットを見直す

Evernote画面左にショートカット欄があります。活用している人も多いでしょう。

ここにも「きっとよく使うはず」と追加したショートカットがたくさんあります。ところが、その後状況が変わって、結局あまり使っていないものもあるでしょう……。少なくともわたしはありました。

不要なら削除。

必要なショートカットがあれば追加。

自分が使いやすいようにカスタマイズしましょう。

5. 契約を見直す

さて、最終段階です。

Evernoteはいくつかのプランを提供しています。

Evernoteはベーシック・プラス・プレミアムの3プランがあります
Evernoteはベーシック・プラス・プレミアムの3プランがあります

詳細はこちら

かつてベーシックとプレミアムしかなかった時期もありました。その後、プラスというプランが追加され、選択肢が増えたわけですが、「自分に適したプランはどれだ?」と悩む原因にも。

年末のいいきっかけですから、自分のプランが適当だったのか? 自問してみてはいかがでしょうか?

どれくらいの容量を使ったのか?

プレミアムで強みとなっているプレゼンの機能は使っているのか?

その値段だけの価値があるのか?

無条件に延長するのではなく、より高いプラン、より安いプランへの移行を考えてみてはいかがでしょうか?

年末の大掃除で来年もすっきり

わたしは今でもEvernoteを毎日使っています。

そうなると、整理が後回しになってしまったり、徐々に整理に矛盾が生じたり、見て見ぬふりをしている「歪み」が溜まっていました。

こうして見直すことで来年も気持ちよくEvernoteを使うことができそうです。

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