Get Things Done = GTDというのを知ったのはもう4,5年くらい前になります。当時はネットでGTDのハウツーが出回っていて、GTDの手順そのものは簡単に知ることができました。その手順をもとに自分なりにやってみて、ずいぶんとハマったようです。振り返ってみれば、ほぼ絶えずGTDを続けていました。

その間、ほとんど無意識ではあったけど、少しずつカスタマイズしてみたり、また標準のやりかたに戻してみたり、ちゃんと週次レビューをやってたときもあれば、やらなかった時期もあったり、と波はありつつも完全にGTDから離れたことはなかったように思います。

続きを読む 【書評】Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity

はじめに

Eernoteを使い始めて5年ほどになります。割と早い時期にPremiumユーザになって以来、延々有料会員です。

ノートの数は10,000ほど。本当に良いサービスだと思っています。

長く使っている中で使い方も安定してきたので、管理方法を共有してみたいと思います。改めて自分の中で整理してみたいと思ったのも、この記事を書く理由だったりします。

利用環境と用途

Evernote関連で利用するアプリは……

  • Evernote for Mac
  • Evernote for iPhone
  • Evernote WebClipper
  • Skitch
  • ATOK Pad

いろんなサードパーティーアプリを使っていた時期もありますが、標準系が1番です。いろいろアプリを浮気する暇があるなら、クリエイティブなことに頭を使いましょう。

Evernoteの利用シーン

あらゆるメモで使いますが、主な用途は

  • 小説を書くためのメモ
  • ブログを書くためのメモ
  • その他、何でも業務上のメモ
  • 旅行情報のメモ
  • 思いついたアイディアなど(特に小説のアイディアの断片メモ、あるいはネタになりそうなニュース記事のクリップ)
  • なんとなく記録したい情報

とりあえず何でも入れるというのが確固たる方針です。後で「ない!」と嘆くくらいなら、多すぎるくらいの方がマシ。そう信じています。

方針

情報を入れるときに負荷の小さい方法が理想です。だけど最低限の管理はしないと「いざ使おう」と思ったときに見つからなくなってしまうので、軽いルールを持ちつつ、あまり固くならないのが大切。

長く使っていると頻繁に使うタグやノートブックと、ほとんど出番のないものが明確に分かれてきます。あまりに使わないものは不要なので定期的に削除かやり方を変える。よく使うものはさらに工夫することで、より便利になったりもします。

Evernote利用の流れ

  1. Inbox(規定のノートブック)に保存
  2. 週に数回Inboxを処理して、空にする(ノートブックの振り分けとタグ付け)

ノートブック

ノートブックに関しては基本的に4種類に分かれます。

  • Inbox
  • Notes
  • Scrapbook
  • (その他プロジェクト毎に)

それぞれを説明していきます。

Inbox
すべてのノートがここに保存されます。ウェブでクリップしたノート、メールを転送したノート、思いついたアイディアも、大事な書類のスキャンも、とにかくここ。GTD(Get Things Done)を知っている人はこの辺の考え方には慣れていると思います。そして、定期的に ”処理” をします。処理については、他のノートを見れば自ずと分かるかと……。
Notes
自分で書いたメモ・思いついたノートなど、とにかく「自分で書いたもの」はここに入れます。例えば本を読んでメモしたものも ”自分で書いている” のでここです。このノートブックには自分の意思が込められたノートばかりになります。このノートブックはいわゆる物理的なノートに近いです。
Scrapbook
名前の通り、何かスクラップしたものはここに入ります。新聞の切り抜き、Webサイト、紙の書類をスキャンしたデータ、本の気に入ったページの写真など。自分で書いていない資料はすべてここに入ります。例えば、誰かから受け取ったメールをEvernoteに保存するときもここ。自分の意思があまりこめられていないものです。
その他プロジェクト毎に
プロジェクト毎のノートブックです。例えば小説を書く際に、1作品=1ノートブックで管理します。じつは自分の場合、「プロジェクト」と呼んでいるものは小説と旅行くらいのものです。その他のいわゆるプロジェクト的なもの、例えばサラリーマン時代の業務はタグでまとめられています。わたしの場合、資料とメモを網羅して眺めたいんですね。特にうまくいっていないときに……。検索して要点を探したいのではなくてダラダラと眺めたい。だから、ひとつのノートブックに分けておきたいんですね。プロジェクト毎、というよりも創作ノートくらいに捉えているかも。

長くなりましたが、本当ならばInbox/Notes/Scrapbookだけで良いと思っています。例外的にプロジェクトノートブックが時々発生するだけです。

さらに言えばNotesとScrapbookを分けるのも本当なら不要です。タグのセクションで説明しているとおり、タグで区分けできるから……。だけど、一応分けているのはなんとなく、本当になんとなく分けておきたかっただけです。これを書きながら「一緒にしようかな」と思っているくらい。

タグ

絶対に外さない大事なタグと、割と大事なタグと、おまけ的に付けているタグがあります。

絶対に外さないタグ = Context

これらのうち、少なくとも1個は必ずつきます。例外としてclip系だけはclip+子タグをセットで必ずつけます。

  • clip - 何らかの情報をスクラップしたもの
    • web - ウェブをスクラップ
    • email - メールをスクラップ
    • paper - 紙媒体をスクラップ(チラシとか)
    • newspaper - 新聞をスクラップ
    • screen - 画面コピー
  • document - 資料(メモではなく、なんらかの意思で自力でまとめたもの)
  • meeting - 会議メモ(ホワイトボードの写真・議事録・個人的なメモなど、会議をキャプチャしもの)
  • note - ただのメモ。思いつき、アイディアなど
  • project - GTDでいうプロジェクトにあたるノート。1プロジェクトに1ノートで、目的・ゴール・計画を1ノートにまとめる
  • review - 本・映画・音楽なんでもレビュー系
  • wannado - 読みたい本・見たい映画・聴きたい音楽・登りたい山・買いたい物、などのリストにつけている

複数のタグがつくこともあります。例えば、ウェブサイトをクリップして、そのサイトに関連したアイディアがあった場合は clip, web, note などのようにつけます。

割と重要なタグ = Organization

どの組織に属するノートかを表します。例としては

  • 社名
  • 部署名
  • チーム名
  • 参加している勉強会の名前
  • ワークショップの名前

これらは、検索するときの絞り込みですごく役に立ちます。個人的なノートにはつかないですね。ちなみにいまのわたしの場合は……

  • 過去在籍した会社の社名
  • 小説の勉強会の名前

くらいしかないです。細かく管理する気はないので、無理して部署名・チーム名をつける必要はないです。

おまけ的につけているタグ = Keyword

これはただのキーワード。たまに整理しますが、基本的に思いつくままにいれています。あくまで例ですが……

  • guiter
  • bicycle
  • motorbike
  • car
  • lifehack
  • etc

説明の必要もないですね。ギターに関するノート・バイクに関するノートなど、興味に応じてつけています。私の場合は80個くらいこういうキーワードが並んでいます。

ポイントは完全を目指さないこと

例えばギターに関するサイトをクリップしたときに、guiterタグをつけ忘れてしまうこともあると思います。それでいいです。どうせそのサイトには「ギター」というキーワードがあるでしょうから、「ギター」と検索すればいいんです。じゃ、何のためにつけているか、と言えば「念のため+時々眺めてみる」ためです。

タグについてまとめ

ノートを探すときにこれだけでほぼ確実に見つかります。キーワードは完全じゃないし「本当に見つかるの?」という疑問もあると思います。実際、検索を完璧にするためにもっと工夫することも可能ですが、これ以上管理レベルを上げると、管理に追われることになり、非生産的です。

だいたいノートを探すときに以下のようなことはぼんやりと分かっているはずです。

  • ネットで見た情報か、自分で書いたメモか、新聞でみた記事か……
  • どの組織に関するものか
  • いつ頃メモしたか?
  • 画像のある・なし

この辺を検索キーワードにいれてあげればいいんです。「今年のノートで、ウェブをクリップしたもので、○○っていう言葉が入っていたはず」くらいで絞り込んで、パーッと眺めていれば数分と掛からずに見つかります。

工夫のあれこれ

基本的な管理方針は上記までで終わりです。ここからは細かい工夫やポリシーなどをご紹介しましょう。

ノートブックもタグも英語オンリー

正直、ノートブック・タグに日本語を使う気にはなれません。さらに言えばノートブック・タグの最初に番号をつけたり、記号をつけるのも嫌。

全部英語でつけておけば、サジェストも必要十分に機能します。ノートブックの名前やタグの名前など、適当にタイプすれば、ほとんどの場合適切なタグがサジェストされます。

ノートブックの並び順を管理するために番号をつけるのも無意味。よく使うノートブックなどはショートカットに並べたいように並べればいいだけ。だいたい全部のノートブックをいつもフル活用しているわけがないんです。例えばわたしの場合、頻繁に使うノートブックは数個。タグも数個。そういうものはショートカットに置いておけばいい。そういうときに生半可ノートブックに番号がつけられていたりすると邪魔です。

ショートカットキーはフル活用

ショートカットキーはよく使います。

例えば画面左にあるEvernoteのショートカットの上から5個は Command + 番号 でアクセスできます。前のノート、次のノートなども、1発で移動できる。Evernoteを触っているときにマウスを触ってしまったら負けだと自分に言い聞かせていた時期もありました。

今ではそこまで神経質ではないものの、その頃に鍛えたおかげでだいぶ早く操作できています。例えばあるノートブックが見たいときマウスでそのノートブックを選ぶから、先ほど書いたようにノートブックを順序よく並べたくなるんです。Command + j でノートブック名を入力すれば、一発でそのノートに行けるし、あるノートを特定のノートに移動させたいときは Command + Control + m でOK。ノートブック名が英語ならば、日本語モードに変換しなくてもいいので、更に早いしミスが少ないですね。

この辺の感覚はオタクですね。はい。

ノートリンクは活用する

情報をまとめる際にフル活用します。

例えば小説を書く際の資料などは最初にたくさん集めてきて、整理するフェーズで目次ノートを作ってしまいます。そうすると執筆中はそこを眺めているだけで、「ああ、こんな資料あったな」と気付かされます。また、この目次ノート自体にもメモを書き込めるので、思いついたことを書き留めたりも。

検索の保存をフル活用

検索の保存もフル活用。そして保存した検索をショートカットに置いておきます。

例えば……

  • GTDのProjectリスト
  • 未完了のタスク
  • 小説のアイディア(タグ=idea + novel)

検索は「除く」検索を活用する

検索を便利に、かつ素早く済ますために、ピンポイントで検索することを目指して管理している人をよく見かけますが、諦めて曖昧に探すことを覚えましょう。

曖昧検索の第1歩は「除く」検索です。

何かのメモを探すときに「あれ、会議のメモだったかな、手書きで書いたっけ、いや……」と曖昧になったとき、思いつく限りのタグやノートブックを除外していきます。

「少なくともスクラップじゃないから -tag:clip

「今月のノートではないから -created:day-30

「絶対に前職に関連したメモじゃないから -tag:前職名

「ん、そういや画像は絶対に入っていないはず -resource:image/*

「仕事に関することだから、バイクってキーワードはないでしょ -バイク

というように、結果を見ながら除外キーワードを足していきます。適度に検索結果が少なくなってきたらあとは目視で探しましょう。100件くらいの目視ならすぐです。

慣れると、こういう除外を含めて、少しずつ絞り込んでいく作業がすごく早くなります。

まとめ

すっごく長く書きましたが、実際のところまだ語り切れた気がしないですね。さらにいえば、自分自身もまだ辿り着いたっていう感覚がないです。Evernoteへの不満や要望もあるし、自分のやり方にも不満もあります。

が、これで今はうまくいっています。

ひとつのマイルストーンとして、今はこうやっているというのをまとめてみました。今後もEvernoteの使い方については思いついたら書いていきますね。
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